Power BI versus Excel

By Lonneke van Bakel

Power BI versus Excel

Vaak worden nog Excel-sheets gebruikt voor het maken van overzichten, rapportages en analyses. Tegenwoordig zijn er veel makkelijkere en uitgebreidere tools beschikbaar, die ook nog een naadloos integreren met je applicaties en data analytics dus automatiseren. Zoals Power BI. Wij zetten de twee tegenover elkaar.

Het maken van rapportages

Excel wordt nog regelmatig gebruikt voor het maken van rapportages. Hiervoor moet je een aantal stappen doorlopen in Excel. Wil je refreshen, dan zul je alle gegevens eerst zelf bij moeten werken om vervolgens de draaitabellen te vernieuwen. Je krijgt alleen een rapportage van de data die je zelf hebt ingevoerd.

Power BI is bij uitstek geschikt voor het maken van rapportages. Omdat Power BI de gegevens automatisch bijwerkt, is de rapportage gemakkelijk te actualiseren. De zogenaamde auto-refresh bespaart je veel tijd bij het inzichtelijk maken van je data.

Tools en data koppelen

Bij Excel wordt alleen een rapportage gedraaid van de data die je zelf hebt ingevoerd. Je kunt Excel wel koppelen met andere databronnen, maar dit vereist diepgaande kennis over het programma en zelfs over programmeren. Voor velen is dit dus niet haalbaar. Als je verschillende Excel exports wil combineren, zul je deze data zelf moeten bewerken. Dit kost veel tijd.

Power BI is eenvoudig te koppelen met andere databronnen en applicaties, zonder dat daar programmeerkennis voor nodig is. Power BI bewerkt zelf de data, zet deze om in het juiste format en schoont deze op, om alles te kunnen combineren met elkaar. Hierdoor worden je rapportages op een eenvoudige manier een stuk uitgebreider. Daarnaast krijg je door het combineren van data niet alleen overzicht, maar ook inzicht in je bedrijf.

Een ander voordeel van Power BI, in combinatie met Rsult, is dat we custom connectors kunnen maken. Dit betekent dat je niet alleen kunt kiezen uit het grote standaard aanbod van connecties databronnen, maar dat wij ook jouw gewenste systeem kunnen koppelen aan Power BI. Denk aan een maatwerk CRM systeem dat niet tussen de standaard databronnen staat. Op deze manier wordt Power BI een allesomvattende tool. 

Dashboards delen

Is je rapportage klaar? Als je hem in Excel hebt gemaakt, zul je hem waarschijnlijk als PDF of in een PowerPoint naar iedereen sturen. Via de mail wellicht. Want als je het Excel-bestand deelt, dan kunnen anderen hier (per ongeluk) wijzigingen in aanbrengen en dat is niet altijd de bedoeling.

Met een rapportage in Power BI zijn de mogelijkheden voor het delen een stuk groter. Je publiceert eenvoudig duidelijke én mooie visualisaties die er ook op mobiel en tablet goed uitzien. Deze dashboards zijn makkelijk te bekijken: via de app of gewoon via iedere browser. De maker(s) van de dashboards zijn de enige die wijzigingen kunnen aanbrengen. 

Templates

De mogelijkheden binnen Power BI zijn groot en er is niet per se programmeerkennis voor nodig. Wat wel nodig is, is begrijpen hoe data met elkaar samenhangt en welke relaties interessant kunnen zijn voor jouw organisatie. Hier kan Rsult een handje bij helpen. Om snel aan de slag te gaan met Power BI en de mogelijkheden van deze tool, hebben wij voor diverse branches templates ontwikkeld, zoals voor de advocatuur en het notariaat. Door onze ervaring in die branches weten we welke vragen er spelen op het gebied van data en welke informatie meer inzicht geeft. De templates geven je een voorsprong en zorgen ervoor dat je niet vanaf nul hoeft te starten.

Daarnaast kijken wij ook verder: hoe ga je veilig aan de slag met de data in je organisatie? Welke applicaties kunnen hiervoor worden ingezet? Is een dashboard op maat een goede optie? Welk intern personeel gaat zich bezig houden met business intelligence?

Ben je benieuwd wat wij voor jouw organisatie kunnen betekenen op het gebied van data analytics en business intelligence? Wil je eens een kijkje nemen in een demo-omgeving van Power BI? Neem dan contact op met ons!

Ja, ik wil graag meer informatie over PowerBI!