KPI’s voor inzicht in je debiteurenbeheer

By Lonneke van Bakel

KPI’s voor inzicht in je debiteurenbeheer

managementrapportage dashboard

Een goede inrichting van je debiteurenbeheer zorgt voor een gezonde cashflow in je bedrijf. Maar hoe meet je nou precies de effectiviteit daarvan?

KPI 1: Gemiddelde betaaltermijn

Hoe lang duurt het gemiddeld voordat je een factuur betaald krijgt? Het gemiddeld aantal dagen voordat een factuur betaald wordt, is een goede graadmeter. Hoe minder het aantal dagen, hoe lager uw openstaande posten zijn. Deze KPI wordt ook wel Days Sales Outstanding (DSO) genoemd. Een lage DSO zorgt ervoor dat je onderneming genoeg eigen financiële middelen heeft om weer in te zetten om te groeien en innoveren. Dit heeft dus een positief effect op de cashflow van je onderneming.

Wat als je een hoge DSO hebt?
Door het slim inrichten van je debiteurenbeheer kun je klanten aansporen om facturen sneller te betalen. Dus zorg voor een accurate opvolging met herinneringen, desnoods een telefonische herinnering en vervolgens een allerlaatste herinnering. Door automatiseren van je debiteurenbeheer kost je dit geen extra tijd.

KPI 2: Gemiddelde duur te late betalingen

Weet je ook hoe veel facturen er gemiddeld te laat betaald worden? En hoe veel dagen te laat dat gemiddeld dan is? Inzicht hierin geeft een reëel beeld van hoe snel (of hoe langzaam) je te late betalingen alsnog binnen krijgt. Het ideale uitganspunt is om het aantal dagen dat de betaaltermijn wordt overschreden zo laag mogelijk te houden. Uit onderzoek blijkt dat vooral bedrijven in de zakelijke dienstverlening gemiddeld het langst moeten wachten op betalingen.

Wat als de betalingstermijn vaak wordt overschreden?
Ook hier is het belangrijk om te zorgen dat je debiteurenbeheer slim is ingericht. Zorg ervoor dat facturen helder en duidelijk zijn opgesteld. Stuur direct een betalingsherinnering als de termijn één dag is verstreken en geef duidelijk aan dat het om een herinnering gaat. Gebruik hiervoor duidelijk taalgebruik. Geautomatiseerd debiteurenbeheer stuurt automatisch deze herinnering naar je klanten.

KPI 3: Het aantal afgeboekte facturen als ‘niet betaald’

Maak inzichtelijk hoe veel facturen per jaar geboekt worden als niet betaald. Als betalingen uitblijven ondanks herinneringen, is dit soms de laatste optie. Dit betekent dus dat een deel van je omzet niet daadwerkelijk betaald wordt. Hoe lager het aantal facturen is dat je afboekt als niet betaald, hoe beter het met het debiteurenbeheer gaat.

Wat als veel facturen afgeboekt worden als niet betaald?
Door automatisering van je debiteurenbeheer is het mogelijk om continue onder de aandacht van je debiteuren te blijven. Door het versturen van herinneringen kost dit vanuit jouw organisatie geen extra tijd, maar wordt het ook niet vergeten. Op die manier wordt het voor de debiteur ook moeilijk om een betaling te vergeten.

Het automatiseren van je debiteurenbeheer kan dus zorgen voor een gezondere cashflow in je onderneming. Samen met Payt kan Rsult jouw debiteurenbeheer automatiseren en inrichten. Nog makkelijker is dat Rsult zorgt voor een integratie met je boekhoudsoftware. Zo worden de facturen direct vanuit je boekhouding verzonden. En als ze netjes worden betaald, wordt dit ook automatisch bijgewerkt in je boekhouding. Op die manier ben je zowel minder tijd kwijt met debiteurenbeheer als met het (handmatig) bijwerken van de boekhouding.

Wil je meer weten over het automatiseren van je boekhouding? Neem contact op met ons!