Hoe kan ik met applicaties en gegevens mijn notariskantoor sturen?

By Mayke en Jan Klikss

Hoe kan ik met applicaties en gegevens mijn notariskantoor sturen?

efficiënt werken

Je kantoor sturen op basis van applicaties en data? Herken je dat ook?

In ieder bedrijf of kantoor worden veel applicaties gebruikt. Want voor ieder bedrijfsproces, boekhouding, verkoop, inkoop, CRM, dossier, is er wel een applicatie in gebruik, waarin gegevens worden bewaard. En veel van die data uit de ene applicatie, is ook nodig voor andere processen die met weer andere applicaties uitgevoerd worden. Data wordt dus (onnodig) dubbel opgeslagen en in sommige gevallen zijn er ook nog eens verschillende applicaties die min of meer hetzelfde doen. Een ander ‘probleem’ is dat sommige applicaties lokaal op computers of servers draaien in een computerruimte, terwijl andere applicaties draaien in de Cloud. Hierdoor is het koppelen van deze applicaties lastig. Hoe kun je sturen op basis van de resultaten van data? En waarom zou je datagedreven werken?

Datagedreven werken

Je weet dat data een van de meest waardevolle bezittingen is in je organisatie. En die data is ook hard nodig om te weten wat er in je onderneming gebeurt. Maar alle data en applicaties bij elkaar lijken eerder op spaghetti. Hoe kan ik daarmee mijn onderneming besturen?
In de meeste gevallen gebeurt het sturen van een kantoor op basis van jaarcijfers en behaalde omzetten. Maar dat betekent feitelijk dat je aan het sturen bent op basis van de data van het jaar er voor. De meest ideale situatie is dat je dagelijks kunt sturen op de cijfers en meteen aanpassingen kunt doen als dat nodig is. En die ideale situatie is zeker mogelijk! Met behulp van een managementdashboard. Zo’n dashboard stel je samen met behulp van data uit de verschillende applicaties. Zo kun je maandelijks of zelfs dagelijks zien hoe je kantoor ervoor staat.

Het is alleen niet eenvoudig om de juiste data uit al die applicaties te halen.

Hoe haal ik de juiste data uit mijn applicaties?

Een goede bedrijfsstrategie bepaal je op basis van je KPI’s die je hebt vastgesteld op basis van gegevens uit je bedrijf. Deze gegevens moet je uit je applicaties halen. Dit kan op verschillende manieren gebeuren:

  • Handmatig

Dit is een manier die nog steeds heel gebruikelijk is. Data wordt uit verschillende applicaties geëxporteerd en vervolgens handmatig overgezet in Excel. In Excel worden rapportages en/of grafieken gemaakt. Nadelen hiervan zijn dat het tijdrovend werk is en daarbij kunnen door handmatig overzetten van data fouten ontstaan.

  • Applicatie integratie

Het is ook mogelijk de applicaties met elkaar te laten communiceren, zodat de kerndata binnen de verschillende processen hetzelfde blijft. Dit wordt ook wel applicatie-integratie genoemd. Hierbij gaat het erom dat je verschillende bronnen van data met elkaar laat communiceren, ongeacht of de bronnen dezelfde taal spreken of een gemeenschappelijk format hebben. Applicatie-integratie verbindt de diverse systemen en houdt de data synchroon en consistent, zodat gebruikers altijd de beschikking hebben over actuele en relevante informatie. Zo hoeft de data niet meer in meerdere applicaties ingevoerd te worden. Dit kan met behulp van zogenaamde API’s (Application Programming Interfaces). Deze maken als koppelstuk de verbinding tussen applicaties mogelijk. Voor een notariskantoor kan bijvoorbeeld vanuit een totaal oplossing met Notarisdossier en Twinfield een goed managementdashboard opgezet worden.

  • ERP

Een andere mogelijkheid is om te zorgen dat alle data samenkomt in één afzonderlijke applicatie, zoals een ERP systeem. In veel gevallen zijn hier al rapportagemogelijkheden in verwerkt. Zo niet; dan kost de vertaling naar een herkenbaar format nog wel wat tijd en handwerk. Vaak worden deze applicaties als moeilijk en minder flexibel gezien, maar deze zijn de laatste jaren veel flexibeler geworden.

De vraag

De vraag: ‘Hoe kan ik met al die applicaties en gegevens mijn kantoor besturen?’ Heeft als belangrijkste antwoord: ‘Door de juiste data uit je applicaties te halen en deze over te brengen naar een managementdashboard’. De juiste data uit je applicaties halen is niet eenvoudig, dat is duidelijk. Het is alleen wel belangrijk om op basis van deze data uw organisatie te sturen.
Bekijk je bedrijfsprocessen en daarbij horende applicaties om te bepalen waar de data die je nodig hebt zich bevindt. Automatiseer vervolgens het proces om de juiste data te vinden. Op basis van de goede data en Key Performance Indicatoren kunnen rapportages, grafieken en zelfs real-time management dashboards gemaakt worden. En stuur daarmee je organisatie!


Download ons ebook!

In ons gratis ebook: “De notaris in de spagaat” vertellen wij u alles over de weg naar een nieuwe dossier- en administratie omgeving en vooral wat het u kan opleveren als kantoor!

Vraag dan nu ons gratis ebook aan en ga ook datagedreven werken!