Grip op je voorraad!

By Mayke en Jan Klikss

Grip op je voorraad!

personeel behouden

Voorraadbeheer is essentieel voor je bedrijf

Wil je van je horecabedrijf of winkel een succes maken, dan is de juiste voorraad van groot belang. Een overschot aan voorraad kost klauwen met geld. Bij te weinig voorraad loop je juist verkoop mis.

Voorraadbeheer kan je helpen om je voorraad te optimaliseren en geeft inzicht in wat je hebt of moet bestellen. Goed voorraadbeheer zorgt ervoor dat de voorraadstromen binnen jouw onderneming zo efficiënt mogelijk lopen, zonder dat je hier veel arbeidsuren in hoeft te investeren. Uiteindelijk leidt dit tot meer omzet, maximale winst, verhoogde klanttevredenheid en garandeert het een unieke service die loyale klanten oplevert.

Dat dit een fikse uitdaging is, mag duidelijk zijn. Misschien heb je verschillende leveranciers of meerdere verkoopkanalen, waardoor je het overzicht dreigt te verliezen. Wat ligt er nog op voorraad en waar? En hoeveel moet je inkopen om aan de vraag te blijven voldoen?

Waar moet je op letten?

Voorraadbeheer hoéft helemaal niet zo moeilijk te zijn. Waar moet je op letten om meer grip te krijgen op je voorraadbeheer? Hier volgt de raad voor de juiste voorraad!

 

1. Creëer overzicht in je voorraad

De eerste stap voor succesvol voorraadbeheer is het volgen van jouw voorraad-data. Deze data biedt namelijk waardevolle informatie waarmee je slimme, goed geïnformeerde beslissingen kunt nemen.
De meest gebruikelijke manieren om dit te doen zijn handmatig of automatisch. Veel winkeliers zullen bestelling handmatig in Excel of spreadsheets verwerken. Daar gaan vaak vele uren werk in zitten. Werk dat je liever aan je klanten besteed. Een softwareprogramma kan hier een oplossing zijn. Dit vereist een investering, maar bespaart je uiteindelijk werkuren en minimaliseert fouten.

 

2. Categoriseer de voorraadgegevens

Neem uitgebreid de tijd om informatie op de juiste manier te organiseren, ongeacht voor welk systeem je kiest. Als je dit niet doet is de kans groter dat je in de toekomst slecht geïnformeerde beslissingen neemt. Bij het organiseren van jouw systeem, moet je erop letten dat je de volgende zaken bijhoudt:

  • Stock Keeping Units (SKU), oftewel unieke code’s om producten te identificeren;
  • Voorraadkosten;
  • Fabrikant;
  • Categorie;
  • Afdeling;
  • Locatie;
  • Informatie over de leverancier, zoals Re-order SKU of leveranciers ID;
  • Overige bruikbare informatie voor jouw bedrijf (waaronder seizoen, kleur, naam van de designer, voorkeur van de klant). Om inzicht te krijgen in de flow van jouw voorraad, moet je ook de levenscyclus van elk artikel bijhouden – van het moment van inkopen tot de aankomst- en verkoopdata, alsmede de kost- en verkoopprijs. Een omnichannel kassasysteem houdt deze data automatisch voor jou bij.

 

3. Let op de totale kosten

Voorraadbeheer draait niet alleen om het beheren van de artikelen zelf. Topwinkeliers beheren hun voorraad ook op basis van winstmarges. Voor voorraadbeheer op basis van marges, moet je niet alleen weten welke artikelen jouw bestsellers zijn, maar ook welke de hoogste winst opleveren. Zodra je over deze informatie beschikt kun je:

  • Focussen op merken en leveranciers die de hoogste winsten opleveren;
  • Weten welke artikelen jouw best en slechtst verkopende items zijn wat betreft kwantiteit en marge; en
  • Jouw kortingsacties beter managen dankzij een accuraat overzicht van de kosten per artikel.

 

4. Beheer de voorraad vanuit één systeem

Voorraaddata verzamelen vanuit meerdere bronnen kan een erg tijdrovende klus zijn. Daarnaast loop je meer kans om fouten te maken tijdens het overnemen van de data. Als je kiest voor een gecentraliseerd systeem voor het managen van jouw voorraadbeheer, dan begrijp je precies wat er met de voorraad gebeurt. Bovendien vergemakkelijkt het jouw toekomstplannen om uit te breiden naar andere locaties of online.
Kortom, gecentraliseerde voorraadsystemen stellen je ook in staat om:

  • Jouw voorraadinformatie slechts eenmalig in te voeren, in plaats van herhaaldelijk voor elke locatie;
  • Minder fouten te maken, zoals tweemaal dezelfde voorraad verkopen en andere typische administratieve fouten;
  • Bestellingen efficiënter af te werken;
  • Het voorraadpeil per locatie te monitoren.

 

5. Beperk voorraadverlies

Of het nu te wijten is aan beschadiging, diefstal, op de verkeerde plaats opgeslagen artikelen of administratieve fouten: voorraadverlies kan jouw marges significant laten krimpen. Omdat de detailhandel toch al kampt met erg krappe marges, is het belangrijk om dit soort voorraadverlies tot een minimum te beperken. Met een geautomatiseerd systeem voor voorraadbeheer is het mogelijk om jouw voorraad, de kosten en andere cruciale data te volgen op één plek. Zo weet je zeker dat je altijd correcte en volledige rapporten bij de hand hebt.

 

6. Stem vraag en aanbod af

Wat je niet hebt, kun je ook niet verkopen. Het is de nachtmerrie van menig winkelier om overmatig in te slaan en vervolgens met voorraad te blijven zitten. Als de vraag kleiner is dan het aanbod, blijf je zitten met onverkoopbare voorraad. Dit leidt niet alleen tot gemiste verkoopkansen, maar kan er ook voor zorgen dat klanten niet meer naar jouw winkel terugkeren. Gelukkig kun je, door jouw verkoopdata van vorige periodes te analyseren en jouw voorraadpeil te volgen, beter anticiperen op welke artikelen je moet inkopen. Zo zorg je ervoor dat je altijd goed bevoorraad bent!

 

7. Beheer verouderde voorraad

Verouderde voorraad kan jouw winst doen krimpen, omdat het je verhindert nieuwe voorraad in te kopen en de magazijnkosten verhoogt. Door voorraad op de juiste manier te beheren, vermijd je deze valkuilen. Omloopsnelheid en voorraad in weken zijn nuttige berekeningen waarmee je oude voorraad beheert. Als de omloopsnelheid laag is en de voorraad in weken hoog, overweeg dan een meer agressieve strategie om deze voorraad sneller te verkopen, zoals het inzetten van een grote, automatische kortingsactie. Het afprijzen van voorraad is nooit de eerste keuze van een winkelier. Met de volgende strategieën geef je traag verkopende voorraad een zetje:

  • Pas het assortiment aan: verplaats slecht lopende producten naar een prominentere locatie, voeg nieuwe visuals toe en koppel deze aan bestsellers;
  • Prijs artikelen in eerste instantie af door ze een nieuw, verlaagd prijskaartje te geven. Als dit niet het gewenste effect heeft, kun je de prijs op het kaartje doorstrepen en een lagere prijs erbij zetten;
  • Organiseer of neem deel in pop-up events of speciale evenementen;
  • Artikelen ouder dan één jaar worden doorgaans gezien als een verloren zaak. Als het je niet lukt om deze te verkopen, overweeg dan om ze te doneren aan een liefdadigheid zodat je ze tenminste kunt afschrijven.

 

Als je als zelfstandige winkelier de juiste voorraad in een optimaal tempo wilt verkopen, dan moet je voorraaddata efficiënt en doeltreffend volgen. Hoe je dat efficiënt kunt doen? Dat lees je in onze white paper.